Case Mercado Bitcoin Fintech · Criptoativos
No Mercado Bitcoin, uma pessoa fecha a folha de cerca de 400 colaboradores em um dia.
Depois da troca para a Tako, o fechamento acaba no dia, e o time contábil se serve sozinho.
80% menos tempo para fechar a folha
Cinco dias úteis de uma pessoa dedicada viraram cerca de um.
~400 colaboradores na folha
Uma pessoa fecha a folha inteira, sem analista de apoio.
~4 horas do tempo de quem conduziu
Duas pessoas participaram, e o eSocial trouxe o cadastro pronto.
Mercado Bitcoin
A ficha
Empresa
Setor
Fintech · Criptoativos
Força de trabalho
Cerca de 400 colaboradores
Virada
2025
Área
Operações de RH, que abastece contabilidade, fiscal e controladoria
Antes da Tako
Folha rodando dentro de casa, com time de DP internalizado e a ponte entre folha e contábil feita na mão
Sobre a empresa
O Mercado Bitcoin é uma exchange de criptoativos. Opera compra, venda e custódia de ativos digitais para pessoas e empresas no Brasil, em um negócio auditado quatro vezes por ano.
Priscilla Brum conta a troca do sistema de folha do Mercado Bitcoin · 6min29
Resumo
- A folha já rodava dentro de casa, e o dado passava de mão em mão. A admissão ficava em um sistema e a folha em outro, com alguém do time copiando a informação entre os dois. Dado bancário digitado errado só aparecia na hora de gerar o arquivo de pagamento, e todo relatório precisava ser tratado na mão antes de outra pessoa conseguir usar.
- A Tako resolveu o que travava a operação, e a API aberta foi o diferencial em cima disso. A admissão passou a chegar preenchida pelo próprio candidato, o relatório de dados cadastrais saiu padronizado e o time contábil passou a extrair o que precisa por conta própria. O que separou a Tako dos outros fornecedores avaliados foi poder construir em cima do próprio dado sem depender de ninguém para cada mudança.
- A virada custou cerca de quatro horas de quem conduziu a troca. A implantação veio puxada pelo eSocial, que já carrega o cadastro inteiro da empresa, então a redigitação que costuma travar migração de folha não aconteceu. Duas pessoas do Mercado Bitcoin participaram.
- O fechamento ficou 80% mais curto, e uma pessoa dá conta da folha de cerca de 400 colaboradores. A folha fechava dia 27 e puxava cerca de cinco dias de relatório, guia e fiscal; hoje termina no dia. O time contábil extrai por conta própria o que precisa, e a capacidade que saiu da execução foi para automação e para o P&L de pessoas que a área manda pronto ao FP&A.
Se a sua folha se parece com a de antes, meia hora com alguém do time da Tako já mostra por onde começar.
A história completa
A operação de RH que abastece o financeiro.
Priscilla Brum coordena operações de RH no Mercado Bitcoin, uma área que fecha a folha de cerca de 400 pessoas e é cobrada pelo dado que entrega, porque o que sai dela alimenta contabilidade, fiscal e controladoria.
O critério fica mais alto ainda porque uma empresa que opera criptoativos recebe desconfiança como reação padrão de quem olha de fora, e a auditoria passa por lá quatro vezes por ano.
Priscilla Brum, coordenadora de operações de RH do Mercado Bitcoin.
“A gente está desafiando e trazendo credibilidade. Os bastidores de uma empresa que inova, que quer credibilidade, precisam estar muito bem.”
A folha dependia de alguém copiar dado de um sistema para outro.
Antes da troca, o Mercado Bitcoin já rodava a folha dentro de casa, com um time de DP internalizado, e a admissão digital ficava em outro sistema, do parceiro de saúde e segurança do trabalho. Era Priscilla quem levava a informação de um para o outro, e um dado bancário digitado errado só aparecia na hora de gerar o arquivo de pagamento.
Relatório tinha o mesmo problema, porque o que saía do sistema precisava ser tratado na mão antes de outro analista conseguir usar, então qualquer pergunta sobre quem estava onde e sob qual vínculo passava por Priscilla. O fechamento também não terminava quando a folha fechava: depois dele ainda vinham dias de relatório para o contábil, emissão de guia e report para o fiscal, com a consolidação contábil e fiscal do mês se arrastando atrás disso.
Era esse arranjo que consumia o mês da área, e o que mais incomodava era não conseguir resolver nenhuma dessas coisas, porque as ferramentas que eles tinham não deixavam. É daí que vem a frase que uma gestora disse a Priscilla quando as duas começaram a trabalhar juntas: “Guarda essa revolta sua, que essa revolta é boa.”
Em uma avaliação de sistema de folha esse limite não aparece, porque a planilha de comparação tem linha para tempo de fechamento e taxa de erro e nenhuma para tudo que a área vai deixar de construir. Esse custo não entra em relatório nenhum, e foi ele que levou Priscilla a aceitar o risco de trocar: “Foi muito essa tomada de decisão: vamos assumir o risco da mudança, porque toda mudança dá aquele friozinho na barriga. É sair do ciclo vicioso.”
“Essa dificuldade de tentar fazer algo que agrega algum valor, trazer uma boa experiência para o colaborador, trazer experiência para o time, conseguir evoluir... Não conseguir evoluir por causa da ferramenta: isso para mim era muito doído. Não tem como, a gente vai rodar, vai tentar, mas não vai sair do lugar.”
A API aberta foi o diferencial.
Ponto a ponto, a Tako resolvia o que travava a operação: a admissão é preenchida pelo próprio candidato e entra na folha sem ninguém copiar dado no meio, o relatório de dados cadastrais sai padronizado e serve a qualquer pessoa sem tratamento, o fechamento termina no dia em que termina, e o time contábil entra na Tako e extrai por conta própria o que precisa.
Quando Priscilla lista por que a área chegou onde chegou, ela começa pela facilidade da ferramenta e pela clareza do dado, que ela chama de informação democrática porque qualquer pessoa consegue ler sem ajuda. O que separou a Tako dos outros fornecedores avaliados foi a API aberta: “Parece bobo o que eu vou falar, mas foi o que fez tomar a decisão: a API aberta.”
API aberta parece assunto de time técnico, e o que está em jogo é dependência: boa parte do mercado de folha ganha dinheiro com o cliente precisando do fornecedor para mudar qualquer coisa, e abrir o dado para que ele construa em cima sem pedir licença desmonta esse arranjo.
Pouco mais de um ano depois da virada, Priscilla já tinha montado, sem pedir nada à Tako, uma ferramenta interna conectada à plataforma que ela alimenta em um lugar só e de onde tira o P&L de pessoas, juntando relatório de folha, de rescisão e de férias para mandar pronto ao FP&A.
“Quando você tem um parceiro que te mostra que é possível fazer diferente... o mercado inteiro fala que não, que vai ser sempre daquele jeito. Tem alguém que realmente acredita e está mostrando que é possível fazer. Isso também traz uma coragem e um conforto para a gente fazer diferente.”
A implantação pediu quatro horas do tempo dela.
A data saiu de uma conversa de dois minutos entre Priscilla e a colega do financeiro, que combinaram a virada, perguntaram uma à outra se topavam e fecharam ali.
Eles esperavam o inferno conhecido de migração de folha, com redigitação de cadastro e conferência linha a linha, e a implantação veio puxada pelo eSocial, que já carrega o cadastro inteiro da empresa, então a redigitação não existiu. Duas pessoas do lado deles participaram, e Priscilla calcula cerca de quatro horas do próprio tempo.
O atrito ficou do lado da Tako, onde o time que atendia eles girou por três ou quatro pessoas, e janeiro, fevereiro e março foram meses difíceis até a Jéssica assumir e mudar o processo.
“Então não teve nada. Pelo contrário, são poucos pedidos. Para quem já passou por implantação de sistema, são poucas as coisas que são pedidas.”
O processo de folha termina no dia do fechamento.
No arranjo antigo a folha fechava dia 27 e depois disso ainda vinham cerca de dois dias montando relatório para o contábil e cerca de três dias de guia e fiscal, com Priscilla fazendo essa ponte na mão.
Hoje o contábil entra no dia seguinte ao fechamento e extrai o que precisa direto da Tako sem passar por ela, a admissão corre ponta a ponta com o próprio candidato preenchendo os dados, e cada lançamento devolve o valor final na hora.
Dia 30 acaba o processo de folha
“Finalizou a folha, acabou. Dia 30 acabou o meu processo de folha.” Antes, o fechamento do dia 27 era seguido por cerca de cinco dias de relatório, guia e fiscal.
No dia seguinte o contábil se serve sozinho
“Eu não preciso fazer essa ponte entre a folha e o contábil.” O time contábil entra na Tako e extrai o que precisa, sem esperar ninguém montar relatório.
Ponta a ponta na admissão
O candidato preenche, ela confere. O dado bancário para de ser copiado de um lugar para outro, e era aí que o erro entrava.
Prévia na hora a cada lançamento
O valor final aparece no momento do lançamento, então dá para discutir o número antes de fechar.
“Você lança e o resultado já vem, o valor final já vem. Então você já tem uma prévia muito confiável. Eu falei: nossa, a gente está no futuro.”
O relatório de dados cadastrais virou a referência da empresa.
Quando fala do que mudou, Priscilla põe a confiabilidade do dado acima do tempo, porque a informação passou a nascer na origem, com o próprio candidato digitando o que é dele.
O relatório de dados cadastrais virou a referência da empresa sobre quem é quem, a ponto de a BP de RH, que nem é da área, entrar, gerar o relatório e resolver o que precisa sem passar por Priscilla.
O ganho que quase ninguém antecipa ao avaliar um fornecedor veio do fato de esse relatório ser padrão e de ela poder escolher o que puxa dele, porque padrão é o que uma pessoa precisa para escrever código em cima, e foi daí que saiu a automação dela.
“Para mim, teve o ganho de tempo, mas eu acho que o mais importante foi confiabilidade de dados. Além do tempo, a gente ganhou muito em governança de dados e assertividade.”
O que a controladoria pergunta para a área mudou.
Priscilla joga relatório de folha, de rescisão e de férias na ferramenta que montou, gera o P&L de pessoas e manda pronto para o FP&A, o que ela resume como simples assim.
Com o fechamento cabendo em uma pessoa, a conversa entre a área e a controladoria passou a ser sobre consolidado e evolução, e quase nunca sobre folha que fechou ou rescisão que publicou com erro.
No início do ano ela recebeu uma premiação interna na MB Week, e o CFO, ao falar dela na frente da empresa, se referiu a Priscilla como “a pessoa responsável pela implantação da Tako”.
Priscilla está saindo de operações de RH para o transversal de controladoria, para trabalhar com projetos, por causa do que entregou ali.
O dia a dia da área depois da virada.
“Eu saio de operações de RH e vou para o transversal de controladoria, para projetos, por causa do que eu entreguei em operações de RH.”
O próximo passo é levar cripto para quem ainda está de fora.
O que Priscilla descreve como o caminho da empresa daqui para a frente passa por democratizar o acesso a cripto e por levar educação financeira a quem ainda olha o setor à distância, com parceiros capazes de falar com esses públicos.
O Mercado Bitcoin é referência no setor, e foi a empresa que deu à área o espaço para mudar: operações de RH chegou onde chegou porque houve oportunidade de tentar.
“Vai mudar a forma que as pessoas falam de operações de RH dentro de RH. A relevância vai ser muito grande e vai estar muito linkada ao discurso de experiência do colaborador.”
“Eu continuo revoltada. Mas digamos que eu estou muito orgulhosa da revolta de dois anos atrás.”
Dúvidas de quem está avaliando a troca
Quanto tempo leva para trocar de sistema de folha?
A implantação é puxada pelo eSocial, que já carrega o cadastro inteiro da empresa, então a redigitação que costuma travar migração de folha não acontece. No Mercado Bitcoin o trabalho pesado coube a duas pessoas e a cerca de quatro horas de quem conduziu a troca.
O que acontece com o meu histórico quando eu migro?
Vai para a Tako o dado cadastral, o contratual e as médias necessárias para o cálculo seguinte, que é o que sustenta a folha daqui para a frente. Folha já processada continua sendo do sistema antigo, e período anterior ao eSocial exige busca manual.
Quanto do tempo do meu time isso consome?
No Mercado Bitcoin, duas pessoas participaram e Priscilla calcula cerca de quatro horas do próprio tempo. O que puxa esse número para baixo é o eSocial trazer o cadastro pronto, e o que puxa para cima é dado desorganizado no sistema de origem.
E se a folha der errado? Quem responde?
A responsabilidade contratual pelo cálculo é da Tako, e isso está no contrato. Do lado da operação, cada lançamento devolve o valor final na hora, então o número é conferido antes do fechamento.
Meu time de segurança vai aprovar?
A Tako passou pelo crivo do time de segurança do Mercado Bitcoin, que é uma exchange de criptoativos auditada quatro vezes por ano. A pergunta que eles fizeram foi qual o risco de existir API aberta, e a resposta é que risco existe em qualquer arranjo, inclusive em um sistema fechado, então o que sobra para avaliar é a confiabilidade de quem está do outro lado.
Vocês substituem a contabilidade?
A folha roda na Tako, e a contabilidade segue sendo a contabilidade. O que muda é quem faz a ponte entre as duas. Priscilla montava os relatórios contábeis na mão depois de fechar a folha, e hoje o contábil entra na Tako e se serve sozinho no dia seguinte.
Tem API?
Tem, e foi o argumento que fechou a decisão do Mercado Bitcoin. A operação também responde por MCP, o que coloca a folha dentro das ferramentas de IA que o time já usa. Foi sobre essa porta que Priscilla construiu a ferramenta interna e o P&L de pessoas, sem pedir nada à Tako.
O Mercado Bitcoin é uma fintech de algumas centenas de pessoas, auditada quatro vezes por ano, com a operação de RH abastecendo o financeiro. Se isso descreve a sua empresa, vale perguntar o que a sua área não vai conseguir construir nos próximos três anos por causa do sistema que ela usa hoje.
Veja a sua folha do jeito que o Mercado Bitcoin vê a dele.
Meia hora com alguém do time da Tako para olhar como a sua folha está montada hoje e o que dá para construir em cima dela.